Privacy Policy
1. Controller
EverFlow Experience — Juan Rodrigo Fernandez (sole proprietorship)
Glockenblumenstraße 29, 80935 Munich, Germany
Email: info@everflowexperience.com · Phone: +49 175 9505075
No data protection officer has been appointed, as the business is not required to appoint one. Please send any privacy request to the email address above.
2. What we do and whose data we process
We design and arrange tailor-made alpine experiences: private ski and snowboard coaching, accommodation in hotels and chalets we book for you, transfers, guiding and related services. In doing so we process personal data of website visitors, people who enquire with us, and guests who travel with us.
3. This website
3.1 Hosting and server logs
The website is hosted on GitHub Pages, a service of GitHub, Inc., 88 Colin P. Kelly Jr. Street, San Francisco, CA 94107, USA (a Microsoft company). When you open a page, your browser connects to GitHub's servers, and GitHub logs the visitor's IP address for security purposes. GitHub processes this data on our behalf and on its own responsibility as a hosting provider. Legal basis: our legitimate interest in a secure and reliable website (Art. 6(1)(f) GDPR). GitHub is certified under the EU-U.S. Data Privacy Framework and additionally relies on the EU Standard Contractual Clauses for international transfers.
Our domain is managed by Cloudflare, Inc., 101 Townsend Street, San Francisco, CA 94107, USA (DNS and email routing, see section 4). Cloudflare is certified under the EU-U.S. Data Privacy Framework.
3.2 No cookies, no tracking
This website does not set cookies, does not use analytics or marketing tools (no Google Analytics, no Meta pixel) and does not embed social-media plug-ins. Fonts and scripts are stored on our own web space, so no data is sent to font or script providers. For this reason no cookie banner is shown.
3.3 Interactive map (only after you click)
The "Our operational reach" map is not loaded automatically. It appears only after you click "Show map". When you do, map tiles are requested from the OpenStreetMap Foundation (St John's Innovation Centre, Cowley Road, Cambridge CB4 0WS, United Kingdom). The OpenStreetMap Foundation then receives your IP address, browser type and the page address; its servers are located in the EU and the United Kingdom, which is covered by the European Commission's adequacy decision. Retention is governed by the OpenStreetMap Foundation's privacy policy (osmfoundation.org/wiki/Privacy_Policy). Legal basis: your consent given by clicking the button (Art. 6(1)(a) GDPR). You can simply not load the map; the destinations are also listed as text.
3.4 Enquiry form and booking request
The forms on this website have no server behind them. When you click "Send", the text you entered is handed to your own email program (mailto link) or to WhatsApp on your device, and the message is sent from there. Nothing is stored on the website itself. We receive and process your enquiry as an email or WhatsApp message (sections 4 and 5).
3.5 Links to Instagram, WhatsApp and partner websites
The Instagram, WhatsApp and partner links are plain links. No data is transferred to these providers until you click a link; from then on the privacy policy of the respective provider applies. If you use our Instagram profile, Meta Platforms Ireland Ltd. is responsible for the processing on its platform; we are jointly responsible only for content we publish and messages we answer there.
4. Email
Emails to info@everflowexperience.com are routed through Cloudflare Email Routing to our mailbox, which is operated by Google (Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Ireland, with Google LLC, USA). Both providers are certified under the EU-U.S. Data Privacy Framework. We process the content of your message and your contact details to answer you and to prepare an offer (Art. 6(1)(b) GDPR — steps prior to a contract).
5. WhatsApp
You can contact us via WhatsApp (WhatsApp Ireland Limited for users in the EU; Meta Platforms, Inc., USA, certified under the EU-U.S. Data Privacy Framework). WhatsApp processes your phone number, profile data and metadata according to its own privacy policy, and may transfer data to the United States. We use WhatsApp to answer your enquiry and to coordinate a trip quickly (Art. 6(1)(b) GDPR); by contacting us there first you agree to this channel (Art. 6(1)(a) GDPR). If you would rather not involve Meta, write to us by email instead — we treat both channels equally.
6. Data we process when you enquire, book and travel
| Activity | Data | Purpose | Legal basis |
|---|---|---|---|
| Enquiry (email / WhatsApp / form) | Name, email, phone, dates, group, destination, message | Answer you, prepare a proposal | Art. 6(1)(b) — steps before a contract |
| Booking and trip organisation | Names of all guests, contact details, age where needed (e.g. children's lessons), ability level, pick-up location, travel dates, invoice data | Deliver the trip, brief partners, invoice | Art. 6(1)(b) and (c) (tax and record-keeping duties) |
| Hotels, transfers, aviation | Passport / ID details and nationality — only if the partner or the law requires them | Check-in, statutory guest registration | Art. 6(1)(b) and (c) |
| Safety on the mountain | Injuries or medical notes you choose to give us, emergency contact | Safe delivery of lessons and guiding | Explicit consent Art. 9(2)(a); vital interests Art. 9(2)(c) |
| Dining | Allergies and intolerances | Brief restaurants and chalets | Consent Art. 6(1)(a) / Art. 9(2)(a) |
| Photos and video | Images taken during the trip | Memories for you; publication on our website or social media only with your consent | Consent Art. 6(1)(a) |
We currently send no newsletter. Should we introduce one, it will be based on your consent with an unsubscribe link in every mailing.
7. Who receives your data
Only as far as it is needed for your specific trip: the hotels, chalets and restaurants we book for you; certified ski and snowboard instructors, mountain guides and local partner schools in Germany, Austria, Switzerland, Italy and France; transfer, helicopter and aviation partners; our bank (incoming payments); our tax advisor and accountant; insurers in the event of a claim; and the technical providers named above (GitHub, Cloudflare, Google, WhatsApp / Meta, OpenStreetMap Foundation). Each partner receives only the data needed for its part of the trip. Hotels and other providers that deliver a part of your trip process your data as independent controllers under their own privacy policies.
8. Transfers outside the EU
Some of the technical providers named above (GitHub, Cloudflare, Google, Meta / WhatsApp) process data in the United States. Where a provider is certified under the EU-U.S. Data Privacy Framework we rely on the European Commission's adequacy decision; otherwise on the EU Standard Contractual Clauses. The map provider, the OpenStreetMap Foundation, is based in the United Kingdom, which is covered by an EU adequacy decision. Partners in Switzerland are covered by the EU adequacy decision for Switzerland. Trips outside the EU are arranged only at your request (Art. 49(1)(b) GDPR).
9. How long we keep data
- Enquiries that do not become a booking: normally deleted after 12 months.
- Contracts, invoices and tax-relevant documents: statutory retention in Germany, generally 8 to 10 years.
- Trip organisation data: until the trip is completed plus the statutory limitation and evidence periods.
- WhatsApp chats: for as long as the trip is being planned; afterwards deleted or archived like the booking.
- Photos and video: until you withdraw your consent.
- Server logs: handled by GitHub in accordance with its privacy statement; map logs at the OpenStreetMap Foundation: see its privacy policy.
10. Children
Family trips: we accept data of minors only from a parent or legal guardian and only to organise the trip. We do not market to children.
11. Your rights
You have the right to access your data, to rectification, erasure and restriction of processing, to data portability, to object to processing based on legitimate interests, and to withdraw any consent with effect for the future. Withdrawing consent does not affect the lawfulness of processing carried out before the withdrawal. To exercise your rights, write to info@everflowexperience.com.
You may also lodge a complaint with a supervisory authority. The authority responsible for us is the Bavarian State Office for Data Protection Supervision (Bayerisches Landesamt für Datenschutzaufsicht, BayLDA), Promenade 18, 91522 Ansbach, Germany, www.lda.bayern.de — or the authority of the EU country where you live or work.
12. What you must provide
To organise a trip we need the contact and travel details required to fulfil the contract; without them we cannot arrange the trip. Passport, health and dietary information is requested only when a specific part of the itinerary requires it; providing it is voluntary, but without it that part (hotel check-in, helicopter transfer, restaurant briefing) may not be possible.
13. Automated decisions
We do not use profiling or automated decision-making that produces legal or similarly significant effects.
14. Changes
We update this policy when our services, providers or purposes change. The version published on this website applies. The German version below is written for German supervisory practice; if the two ever differ on a formal point, we will correct them so that they match.
Datenschutzerklärung
1. Verantwortlicher
EverFlow Experience — Juan Rodrigo Fernandez (Einzelunternehmen)
Glockenblumenstraße 29, 80935 München, Deutschland
E-Mail: info@everflowexperience.com · Telefon: +49 175 9505075
Ein Datenschutzbeauftragter ist nicht bestellt, da keine Pflicht zur Benennung besteht. Anfragen zum Datenschutz richten Sie bitte an die oben genannte E-Mail-Adresse.
2. Was wir tun und wessen Daten wir verarbeiten
Wir planen und vermitteln maßgeschneiderte alpine Erlebnisse: privaten Ski- und Snowboardunterricht, Unterkünfte in Hotels und Chalets, die wir für Sie buchen, Transfers, Guiding und verwandte Leistungen. Dabei verarbeiten wir personenbezogene Daten von Website-Besuchern, Anfragenden und Gästen.
3. Diese Website
3.1 Hosting und Server-Logs
Die Website wird auf GitHub Pages gehostet, einem Dienst der GitHub, Inc., 88 Colin P. Kelly Jr. Street, San Francisco, CA 94107, USA (ein Unternehmen von Microsoft). Beim Aufruf einer Seite verbindet sich Ihr Browser mit den Servern von GitHub; GitHub protokolliert dabei die IP-Adresse des Besuchers zu Sicherheitszwecken. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einem sicheren und zuverlässigen Betrieb der Website (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). GitHub ist unter dem EU-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert und verwendet zusätzlich die EU-Standardvertragsklauseln.
Unsere Domain wird von Cloudflare, Inc., 101 Townsend Street, San Francisco, CA 94107, USA verwaltet (DNS und E-Mail-Weiterleitung, siehe Abschnitt 4). Cloudflare ist unter dem EU-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert.
3.2 Keine Cookies, kein Tracking
Diese Website setzt keine Cookies, verwendet keine Analyse- oder Marketing-Tools (kein Google Analytics, kein Meta-Pixel) und bindet keine Social-Media-Plug-ins ein. Schriften und Skripte liegen auf unserem eigenen Webspace, es werden also keine Daten an Schrift- oder Skriptanbieter übermittelt. Ein Cookie-Banner ist deshalb nicht erforderlich.
3.3 Interaktive Karte (erst nach Klick)
Die Karte „Our operational reach" wird nicht automatisch geladen, sondern erst, wenn Sie auf „Show map" klicken. Dann werden Kartenkacheln von der OpenStreetMap Foundation (St John's Innovation Centre, Cowley Road, Cambridge CB4 0WS, Vereinigtes Königreich) abgerufen. Die OpenStreetMap Foundation erhält dabei Ihre IP-Adresse, Browsertyp und die aufgerufene Seite; ihre Server stehen in der EU und im Vereinigten Königreich, für das ein Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission gilt. Die Speicherdauer richtet sich nach der Datenschutzerklärung der OpenStreetMap Foundation (osmfoundation.org/wiki/Privacy_Policy). Rechtsgrundlage ist Ihre durch den Klick erteilte Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Sie können die Karte einfach nicht laden; die Destinationen sind auch als Text aufgeführt.
3.4 Anfrageformular und Buchungsanfrage
Die Formulare dieser Website haben keinen Server im Hintergrund. Beim Klick auf „Send" wird der eingegebene Text an Ihr eigenes E-Mail-Programm (mailto-Link) oder an WhatsApp auf Ihrem Gerät übergeben und von dort versendet. Auf der Website selbst wird nichts gespeichert. Ihre Anfrage erreicht uns als E-Mail oder WhatsApp-Nachricht (Abschnitte 4 und 5).
3.5 Links zu Instagram, WhatsApp und Partner-Websites
Die Links zu Instagram, WhatsApp und Partnern sind reine Verlinkungen. Daten werden an diese Anbieter erst übermittelt, wenn Sie einen Link anklicken; ab dann gelten die Datenschutzhinweise des jeweiligen Anbieters. Für unser Instagram-Profil ist Meta Platforms Ireland Ltd. für die Verarbeitung auf der Plattform verantwortlich; wir sind nur insoweit gemeinsam verantwortlich, als wir dort Inhalte veröffentlichen oder Nachrichten beantworten.
4. E-Mail
E-Mails an info@everflowexperience.com werden über Cloudflare Email Routing an unser Postfach weitergeleitet, das von Google betrieben wird (Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland, mit Google LLC, USA). Beide Anbieter sind unter dem EU-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert. Wir verarbeiten den Inhalt Ihrer Nachricht und Ihre Kontaktdaten, um Ihnen zu antworten und ein Angebot zu erstellen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO — vorvertragliche Maßnahmen).
5. WhatsApp
Sie können uns per WhatsApp erreichen (WhatsApp Ireland Limited für Nutzer in der EU; Meta Platforms, Inc., USA, zertifiziert unter dem EU-U.S. Data Privacy Framework). WhatsApp verarbeitet Ihre Telefonnummer, Profildaten und Metadaten nach eigenen Datenschutzbestimmungen und kann Daten in die USA übermitteln. Wir nutzen WhatsApp, um Ihre Anfrage zu beantworten und eine Reise schnell abzustimmen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO); indem Sie uns dort zuerst kontaktieren, willigen Sie in diesen Kanal ein (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Wenn Sie Meta nicht einbeziehen möchten, schreiben Sie uns einfach per E-Mail — wir behandeln beide Kanäle gleich.
6. Daten bei Anfrage, Buchung und Reise
| Vorgang | Daten | Zweck | Rechtsgrundlage |
|---|---|---|---|
| Anfrage (E-Mail / WhatsApp / Formular) | Name, E-Mail, Telefon, Wunschtermin, Gruppe, Ziel, Nachricht | Antwort, Angebot erstellen | Art. 6 Abs. 1 lit. b — vorvertragliche Maßnahmen |
| Buchung und Reiseorganisation | Namen aller Gäste, Kontaktdaten, Alter soweit nötig (z. B. Kinderkurse), Könnensstufe, Abholort, Reisedaten, Rechnungsdaten | Reise durchführen, Partner briefen, Abrechnung | Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. c (Steuer- und Aufbewahrungspflichten) |
| Hotels, Transfers, Luftfahrt | Ausweis-/Passdaten und Staatsangehörigkeit — nur wenn der Partner oder das Gesetz es verlangt | Check-in, gesetzliche Gästemeldung | Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. c |
| Sicherheit am Berg | Verletzungen oder medizinische Hinweise, die Sie uns freiwillig geben, Notfallkontakt | Sichere Durchführung von Unterricht und Guiding | Ausdrückliche Einwilligung Art. 9 Abs. 2 lit. a; lebenswichtige Interessen Art. 9 Abs. 2 lit. c |
| Verpflegung | Allergien und Unverträglichkeiten | Restaurants und Chalets informieren | Einwilligung Art. 6 Abs. 1 lit. a / Art. 9 Abs. 2 lit. a |
| Fotos und Video | Aufnahmen während der Reise | Erinnerung für Sie; Veröffentlichung auf Website oder Social Media nur mit Ihrer Einwilligung | Einwilligung Art. 6 Abs. 1 lit. a |
Einen Newsletter versenden wir derzeit nicht. Sollten wir einen einführen, geschieht das auf Basis Ihrer Einwilligung mit Abmeldelink in jeder Aussendung.
7. Empfänger
Nur soweit für Ihre konkrete Reise erforderlich: die Hotels, Chalets und Restaurants, die wir für Sie buchen; zertifizierte Ski- und Snowboardlehrer, Bergführer und lokale Partnerschulen in Deutschland, Österreich, der Schweiz, Italien und Frankreich; Transfer-, Helikopter- und Luftfahrtpartner; unsere Bank (Zahlungseingänge); Steuerberatung und Buchhaltung; Versicherer im Schadenfall; sowie die oben genannten technischen Dienstleister (GitHub, Cloudflare, Google, WhatsApp / Meta, OpenStreetMap Foundation). Jeder Partner erhält nur die Daten, die er für seinen Teil der Reise braucht. Hotels und andere Anbieter, die einen Teil Ihrer Reise erbringen, verarbeiten Ihre Daten als eigene Verantwortliche nach ihren Datenschutzhinweisen.
8. Übermittlung in Drittländer
Einige der genannten technischen Dienstleister (GitHub, Cloudflare, Google, Meta / WhatsApp) verarbeiten Daten in den USA. Soweit ein Anbieter unter dem EU-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert ist, stützen wir uns auf den Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission; im Übrigen auf die EU-Standardvertragsklauseln. Der Kartenanbieter, die OpenStreetMap Foundation, hat ihren Sitz im Vereinigten Königreich, für das ein Angemessenheitsbeschluss der EU gilt. Für Partner in der Schweiz gilt der Angemessenheitsbeschluss der EU für die Schweiz. Reisen außerhalb der EU organisieren wir nur auf Ihren Wunsch (Art. 49 Abs. 1 lit. b DSGVO).
9. Speicherdauer
- Anfragen, aus denen keine Buchung wird: in der Regel Löschung nach 12 Monaten.
- Verträge, Rechnungen, steuerrelevante Unterlagen: gesetzliche Aufbewahrung in Deutschland, regelmäßig 8 bis 10 Jahre.
- Daten zur Reiseorganisation: bis zum Abschluss der Reise zuzüglich gesetzlicher Verjährungs- und Nachweisfristen.
- WhatsApp-Chats: solange die Reise geplant wird; danach Löschung oder Archivierung wie die Buchung.
- Fotos und Video: bis zum Widerruf Ihrer Einwilligung.
- Server-Logs: bei GitHub nach dessen Datenschutzerklärung; Karten-Logs bei der OpenStreetMap Foundation: siehe deren Datenschutzerklärung.
10. Kinder
Familienreisen: Daten Minderjähriger nehmen wir nur über eine erziehungsberechtigte Person und nur zur Organisation der Reise entgegen. Wir werben nicht gegenüber Kindern.
11. Ihre Rechte
Sie haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit, Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Basis berechtigter Interessen sowie auf Widerruf erteilter Einwilligungen mit Wirkung für die Zukunft. Der Widerruf berührt nicht die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitung. Wenden Sie sich dazu an info@everflowexperience.com.
Sie haben außerdem das Recht, sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren. Für uns zuständig ist das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA), Promenade 18, 91522 Ansbach, www.lda.bayern.de — oder die Aufsichtsbehörde des EU-Landes, in dem Sie wohnen oder arbeiten.
12. Pflicht zur Bereitstellung
Für eine Buchung brauchen wir die zur Vertragserfüllung nötigen Kontakt- und Reisedaten; ohne sie können wir die Reise nicht organisieren. Pass-, Gesundheits- und Ernährungsdaten fragen wir nur ab, wenn ein konkreter Leistungsteil das verlangt; die Angabe ist freiwillig, ohne sie kann der jeweilige Baustein (Hotel-Check-in, Helikoptertransfer, Restaurant-Briefing) entfallen.
13. Automatisierte Entscheidungen
Wir setzen kein Profiling und keine automatisierten Entscheidungen mit rechtlicher oder ähnlich erheblicher Wirkung ein.
14. Änderungen
Wir passen diese Erklärung an, wenn sich Leistungen, Dienstleister oder Zwecke ändern. Es gilt die auf dieser Website veröffentlichte Fassung.